Het eindejaarsgesprek: maak er iets moois van!

ElsmanTips en trics

Het jaar is weer bijna ten einde en binnenkort gaat u als werkgever de eindejaarsgesprekken houden. U wilt immers als goed werkgever minimaal ééns per jaar een goed gesprek houden met uw werknemers. Het functioneren van werknemers wordt in dit soort gesprekken tegen het licht gehouden. Velen zijn blij als het weer voorbij is. Maar het kan ook anders. U wilt immers een gemotiveerde werknemer. Een eindejaarsgesprek kan daartoe bijdragen, mits u zich goed voorbereidt.

Bedenk vooraf wat de structuur van het gesprek zal zijn, maak een soort agenda. U kunt hierbij gebruik maken van een beoordelingsformulier. In grote lijnen bestaat dit formulier uit twee onderdelen. Het eerste deel vult u vooraf in. Hier beoordeelt u het functioneren van uw werknemer. Kies tussen de 6 en 9 vaardigheden waarop u gaat beoordelen. Deze vaardigheden kunnen per functie variëren. Met behulp van kruisjes geeft u aan of u de prestatie onvoldoende, matig, voldoende of goed vindt. Geef tijdens het gesprek een toelichting op uw beoordeling.

Het functioneren van uw werknemer

Medewerkers hebben zelf vaak niet door hoe ze functioneren of wat hun sterke en zwakke punten zijn. Veel mensen denken, soms terecht of onterecht, dat ze beter zijn dan anderen. Aan de ander kant zijn er ook mensen die een negatiever beeld van zichzelf hebben. Feedback van een leidinggevende helpt om de eigen positie te bepalen. Hierdoor komt de werknemer er achter wat hij/zij goed doet en wat beter kan. Een compliment heeft een sterk motiverende werking. Krijgen werknemers te horen dat ze ergens goed in zijn, dan geeft dat energie en motiveert om nog harder te werken. Maar ook als iets niet goed gaat moet dit besproken kunnen worden. Door het geven van feedback en kritiek kunnen medewerkers zichzelf ontwikkelen. Het geven van kritiek is echter een kunst op zich. U wilt uw werknemer niet de grond in boren. Maak de kritiek daarom niet persoonlijk, maar benoem de situatie die niet goed is en geef aan hoe het anders kan.

Actie- en verbeterpunten

Nadat u het functioneren van uw werknemer besproken heeft, vraagt u naar de reactie van de werknemer. Hier start het tweede onderdeel van uw beoordelingsformulier. U bespreekt met uw werknemer op welke manier zijn/haar motivatie en functioneren (nog) beter kan. Hoe kunnen veranderingen in de werkomstandigheden hieraan bijdragen en hoe kunnen de capaciteiten van uw werknemer zo goed mogelijk benut worden? Zorg dat de afspraken die u maakt realistisch en haalbaar zijn. Leg de afspraken digitaal vast. Plan een datum wanneer u de vorderingen over de gemaakte afspraken met elkaar bespreekt. Wacht hiermee niet tot het volgende functioneringsgesprek!

Tot slot tekenen beide partijen het beoordelingsformulier voor akkoord. Mocht uw werknemer hier niet mee instemmen, dan mag hij ook “voor gezien” tekenen. De werknemer ontvangt een exemplaar van het beoordelingsformulier en u bewaart het formulier in het personeelsdossier.

Tot slot nog 5 praktische tips

  1. Begin op tijd met het inplannen van de eindejaarsgesprekkenMaak de planning voor de eindejaargesprekken al in het najaar. Dan kun u één of twee gesprekken per week voeren, zodat het ook voor u leuk en interessant blijft. Zo heeft u echt tijd voor de medewerker. U bent een stuk minder relaxed wanneer u op het laatste moment alle eindejaarsgesprekken moet inplannen.
  2. Geef uw medewerkers de volle aandacht tijdens een eindejaargesprekU kunt beter een half uur met iemand praten en hem de volledige aandacht geven dan een uur uittrekken voor het gesprek en telkens onderbreken vanwege een belangrijk telefoontje.
  3. Laat de medewerker meedenken over de te bespreken onderwerpenIn de uitnodiging voor het gesprek kun je de medewerker alvast vragen met te denken over de te bespreken onderwerpen. Hierdoor ga je praten over onderwerpen die er voor de medewerker echt toe doen.
  4. Denk niet meteen in oplossingenHet is belangrijk dat je van elkaar weet wat je wil. dan weet je ook wat je aan elkaar hebt en van elkaar kunt verwachten. Laat de medewerker zelf nadenken over hoe hij/zij zijn/haar doelen wil bereiken. Laat de werknemer een plan opstellen en kom dan met een reactie.
  5. Oprechte interesse – Zorg ervoor dat u als werkgever in contact staat met uw medewerkers en geeft ze voldoende aandacht. Stel tijdens het eindejaarsgesprek vragen als: ‘Hoe is het met je?’, ‘Hoe ervaar je de balans tussen werk en privé?’ en ‘Wat zijn je plannen en ambities voor de komende periode?’. Op die manier weet je wat er leeft bij je werknemer en kun je voorkomen dat medewerkers ontevreden raken, uitvallen of op zoek gaan naar een andere baan, terwijl er voldoende mogelijkheden zijn tot verandering en verdere ontplooiing van ambities binnen het bedrijf.

Structuur en een formulier kunnen u helpen bij het houden van een motiverend eindejaarsgesprek. Uw eigen bevlogenheid en enthousiasme zijn echter minstens even belangrijk. Goed voorbeeld doet immers goed volgen.

Veel succes!